Die monatliche Instandhaltungsrücklage ist grundsätzlich von jedem Wohnungseigentümer zu bezahlen, zumal sie eine Folge der Mitgliedschaft in der Wohnungseigentümergemeinschaft ist.
So ist der Wohnungseigentümer nicht nur Eigentümer der Wohnung, sondern auch Miteigentümer der allgemeinen Teile bzw. der allgemeinen Anlagen in einem Mehrparteienhaus. Hierher gehören z. B. das Treppenhaus, der allgemeine Wasch- und Trockenraum, der Fahrradkeller, der Allgemeingarten, das Dach, die gemeinschaftliche Heizungsanlage usw.. Die Erhaltung dieser allgemeinen Wohnhausteile obliegt sämtlichen Wohnungseigentümern, so dass diese auch von allen gemeinschaftlich erhalten werden müssen.
Gemäß § 31 Wohnungseigentumsgesetz (WEG) sind Wohnungseigentümer gesetzlich verpflichtet, eine angemessene Rücklage zur Vorsorge für künftige Aufwendungen zu bilden, wobei bei der Festlegung der Beiträge zur Bildung der Rücklage auf die voraussichtliche Entwicklung der Aufwendungen Bedacht zu nehmen ist und wird diesbezüglich üblicherweise ein Zeitraum von 10 bis 15 Jahre herangezogen.
Die Instandhaltungsrücklage ist sohin eine finanzielle Reserveleistung für hinkünftig anfallende Aufwendungen wie Reparaturen, Schäden, Sanierungen, Renovierungen und ist die Höhe der Instandhaltungsrücklage primär vom Alter, dem Zustand, der Ausstattung und der Reparaturanfälligkeit des Wohnungseigentumsobjekts abhängig, da sich daran die zu erwartenden Aufwendungen knüpfen (z. B. Dach-, Fenster-, Fassadenerneuerung). Eine gesetzliche Vorgabe für die Höhe der Rücklage gibt es nicht, sondern hat diese lediglich angemessen zu sein.
Es ist der Hausverwalter, der prinzipiell die Höhe der Rücklage festlegt und lässt er über diese im Rahmen der Eigentümerversammlung die einzelnen Wohnungseigentümer abstimmen, wobei eine einfache Mehrheit für die Beschlussfassung ausreicht. Darüber hinaus überwacht der Hausverwalter die Einzahlung der beschlossenen Rücklage auf ein extra angelegtes Konto.
Jedem Wohnungseigentümer steht es bei Bedenken hinsichtlich der Angemessenheit der Rücklagenhöhe frei, eine gerichtliche Überprüfung zu begehren, wobei diese nur für künftige Rücklagen maßgeblich ist; bereits bezahlte Rücklagen können nicht mehr zurückverlangt werden.
Daraus ergibt sich auch, dass der Wohnungseigentümer selbst im Falle eines Wohnungsverkaufes die von ihm einbezahlten Rücklagenbeträge nicht mehr herausverlangen, sondern bleibt die Instandhaltungsrücklage auf dem Rücklagenkonto der Eigentümergemeinschaft bestehen und geht diese bei der Eigentumsübertragung automatisch auf den Käufer über. Dem Verkäufer steht es allerdings frei, vom Käufer zusätzlich zum Kaufpreis für die Wohnung eine Abgeltung für die von ihm angesparte Rücklage zu verlangen, zumal dieses angesparte Kapital letztendlich dem Käufer als neuen Eigentümer zu Gute kommt.
Von besonderer Relevanz ist, dass die Rücklage nicht auf den Mieter im Rahmen der Betriebskostenvorschreibung überbunden werden kann, sondern ist diese ausschließlich vom Wohnungseigentümer zu begleichen.
